فعالیت ها و شرح وظایف اداره تحصیلات تکمیلی

فعالیت ها و شرح وظایف اداره تحصیلات تکمیلی

۱-  فعالیتهای مرتبط با سیاستگذاری و برنامه ریزی:

-          انجام فرآیند برنامه ریزی درسی و درخواست دروس مورد نیاز دانشکده از دانشکده های دیگر

-          انجام فرآیند ارایه و فعال نمودن دروس مورد نیاز گروههای آموزشی دانشکده در یک نیمسال

-          انجام فرآیند آماده سازی و تنظیم برنامه های درسی و انتخاب واحد به تفکیک رشته و مقاطع تحصیلی

-          انجام فرآیند دعوت از اساتید مدعو مورد نیاز گروههای آموزشی در هر نیمسال تحصیلی

-          استعلام اساتید حق التدریس مورد نیاز از گروههای آموزشی دانشکده

-          پیشنهاد تاسیس رشته های جدید و دوره های تحصیلات تکمیلی

-          بررسی ظرفیت جذب دانشجویان مقاطع تحصیلات تکمیلی

-          بررسی و تعیین میزان سقف تعداد پایان نامه اساتید

-          محاسبه تعداد واحد و میزان ساعات تدریس اساتید حق التدریس

-          تنظیم قرارداد حق التدریس اساتید هیئت علمی و مدعو خارج دانشگاه

۲- فعالیتهای مرتبط با فرآیندهای آموزشی

-          انجام فرآیند پذیرش و ثبت نام پذیرفته شدگان جدید مقاطع تحصیلات تکمیلی شامل تشکیل پرونده و تکمیل اطلاعات دانشجویان، ثبت انتخاب واحد نیمسال اول

-          برگزاری دوره توجیهی برای پذیرفته شدگان جدید مقاطع تحصیلات تکمیلی

-          کنترل ثبت نام ترم به ترم، انتخاب واحد، حذف و اضافه و حذف اضطراری دانشجویان شاغل به تحصیل

-          بایگانی و نگهداری سوابق تحصیلی دانشجویان

-          انجام فرآیند تطبیق واحد، پذیرش و ورود نمرات دانشجویان تغییر رشته، مهمان و انتقالی و ارسال به معاونت تحصیلات تکمیلی دانشگاه

-          بررسی درخواستهای دانشجویان متقاضی مهمان شدن، انتقالی و تغییر رشته و ارسال به معاونت تحصیلات تکمیلی دانشگاه

-          نظارت بر تشکیل کلاسها بر طبق برنامه تنظیم شده و پیگیری تشکیل کلاسهای جبرانی و پبت در فرمهای مربوطه

-          صدور گواهی اشتغال به تحصیل و صدور معرفی نامه ها

-          نظارت بر اجرای آیین نامه ها و دستورالعمل های دوره تحصیلات تکمیلی د ردانشکده

-          مشاوره آموزشی و راهنمایی دانشجویان و مراجعان در جهت آشنایی با سرفصل دروس و آیین نامه ها جهت رفع مشکلات آموزشی

-          ابلاغ اخطارهای آموزشی به دانشجویان به صورت کتبی

-          ابلاغ هشدارهای آموزشی به دانشجویان از طریق پیامک و ایمیل

-          برنامه ریزی و برگزاری زمان بندی امتحانات میان ترم و پایان ترم

-          صدور ابلاغ امتحانات در هر نیمسال تحصیلی جهت اساتید

-          مکاتبات مربوط به ساعات حضور و تعیین پرداخت کمک هزینه تحصیلی به دانشجویانPhD

-          برگزاری و اداره جلسات شورای تحصیلات تکمیلی دانشکده جهت بررسی و تصمیم گیری موارد آموزشی و دانشجویی

-          انجام مکاتبات اداری و پاسخگویی به نامه های اتوماسیون اداری

-          صدور احکام وضعیت تحصیلی دانشجویان شامل:مشروطی، اخراجی، انصرافی، مرخصی تحصیلی، انتقالی، مهمان شدن، اضافه سنوات، محرومیت از تحصیل و یا عدم مراجعهدانشجویان

-          برگزاری آزمونهای دکترای تخصصی و امور مربوطه(مصاحبه ها)

۳- فعالیتهای مرتبط با پایان نامه تحصیلات تکمیلی:

-          بررسی و تصویب عناوین پایان نامه و تعیین استاد راهنما

-          نظارت بر سقف تعداد دانشجویان تحصیلات تکمیلی اساتید دانشکده

-          بررسی و تصویب پروپوزال پایان نامه

-          پیگیری پیشرفت پایان نامه از طریق اخذ گزارشات ۳ ماهه با تایید استاد راهنما و مدیر گروه مربوطه

-          بررسی و ارایه درخواستهای فرصت اضافه جهت طرح در شورای تحصیلات تکمیلی

-          بررسی مدارک و صلاحیت انجام دفاع از پایان نامه(بررسی مقاله، قابلیت دفاع بودن، تکمیل بودن واحدهای آموزشی به غیر از پایان نامه

-          مکاتبه و هماهنگی با معاونت پژوهشی دانشکده جهت تایید تعهد چاپ مقاله توسط استاد راهنما جهت برگزاری جلسه دفاع بدون ارایه مقاله

-          هماهنگی با اساتید داور و مدعو و برگزاری جلسه دفاع با حضور نماینده تحصیلات تکمیلی

-          تکمیل و تایید گزارش اصلاحات پایان نامه جهت اعلام نمره پایان نامه

-          اعلام فارغ التحصیلی دانشجو به معاونت تحصیلات تکمیلی دانشگاه

-          صدور برگه تسویه حساب با بخشهای مختلف دانشکده/دانشگاه به هنگام فارغ التحصیلی، اخراج و یا انصراف

۴- فعالیتهای مرتبط با پایش فرآیندها و اریه گزارش:

-          بررسی کیفیت آموزشی و آماده سازی گزارشات آماری مورد نیاز در هر نیمسال تحصیلی

-          کنترل ثبت نمره دانشجویان در زمان مقرر

-          دریافت و کنترل فرمهای فعالیت آموزشی اساتید هیئت علمی در پایان ترم جهت انجام محاسبات حق التدریس طبق آیین نامه مربوطه

-          اخذ مدرک و تکمیل فرمهای مربوطه جهت اساتید حق التدریس مدعو

اشتراک در فعالیت ها و شرح وظایف اداره تحصیلات تکمیلی