بخش سفارشات و مجموعه سازی

 

 

 

اهداف و تعاريف بخش سفارشات و مجموعه سازي

هدف از اين بخش سفارشات و مجموعه سازي روزآمد و غني سازي مجموعه كتابخانه براساس بررسي و انتخاب درست سفارشات مراجعه كنندگان ، شامل دانشجويان و اساتيد گروههاي آموزشي ميباشد .
واژه هاي قابل تعريف :
  Approve شدن: مرحله اي است که طی آن رشته ها و مقاطع آموزشي موجود و یا مورد نيازدر دانشكده از طرف وزارت خانه بررسي شده و مجوزاستمرار و يا ايجاد آن رشته يا مقطع به دانشکده داده مي شود.
وظايف بخش سفارشات ومجموعه سازي:

۱- توزيع كاتالوگهاي كتب بين گروههاي آموزشي جهت انتخاب منابع واولويت بندي آن
۲- تهيه فرمي جهت درخواست منابع ودر دسترس قراردادن آن براي مراجعه كنندگان
۳- نيازسنجي وجمع آوري سفارشات درخواست شده از طرف گروههاي آموزشي ودانشجويان درطول سال
۴- بررسي كتب انتخاب شده در كاتالوگها ودرخواستهاي قبلي گروههاي آموزشي ودانشجويان توسط جستجو درنرم افزار كتابخانه اي جهت تكراري نبودن آن
۵- هماهنگي بارابطين كتابخانه در گروههاي آموزشي جهت بررسي انتخاب منابع ، اولويت بندي وتنظيم ليست نهايي
۶- تهيه ليستي ازعناوين انتخابي اولويت بندي شده براساس بودجه مقررشده براي هرگروه آموزشي جهت مراجعه به نمايشگاههاي كتاب يا كتابفروشي
۷- تهيه وتنظيم اسناد خريد منابع (شامل اسناد درخواست خريد،رسيدانبار، حواله انبار) با درج عناوين كتب وارقام خريد،جهت ارسال به بخش ثبت وفهرستنويسي كتابخانه مركزي ونهايتا تسويه حساب باحسابداري دانشكده
۸- پيگيري با كارگزاران يا ناشرين داخلي درصورت ارائه كتب درخواستي توسط گروهها ودانشجويان به صورت موردي درسال
۹- علاوه برفعاليتهاي ذكرشده دربالا مواردديگري نيز جهت نمايشگاههايي كه درارديبهشت وآبان ماه هر سال برگزارمي شود انجام مي گيرد كه شامل :
الف- جمع آوري مدارك لازم جهت خريد كتاب
مدارك لازم شامل:كارت شناسايي اعضائ هيئت علمي ودانشجويان تحصيلات تكميلي، حكم كارگزيني وكپي شناسنامه اساتيد وكارت خريد جهت خريد كتب ارزي
ب- پيگيريهاي لازم جهت دريافت بودجه براي خريد منابع از نمايشگاه
ج- اعزام كتابداران به نمايشگاه وخريد منابع
د- تهيه ليست كتابهاي خريداري شده از نمايشگاه طبق فرم ارائه شده از كتابخانه مركزي
۱۰- جمع آوري، تهيه اطلاعات وخريد منابع رشته هاي كارشناسي و كارشناسي ارشد كه در حال approve شدن هستند.

آيين نامه بخش سفارشات  و مجموعه سازي

ماده ۱ : نحوه سفارش دادن منابع
۱-۱-بررسي كاتالوگها از طرف رابطين گروههاي مربوطه ، بايد طبق  مدت زمان تعيين شده انجام گيرد در غير اين صورت كاتالوگهای  تاخيري عودت داده خواهند شد و مورد بررسي قرار نمي گيرد.
۱-۲-ليست نهايي خريد منابع را مسئول كتابخانه و رابطين گروهها آموزشي تاييد می نمايند .
ماده ۲ : بودجه بندی
۱-۲- سازماندهي ، برنامه ريزي  و بودجه بندي هر گروه آموزشي بايد قبل از خريد منابع انجام گيرد،كه يكي از مهمترين وظايف اين بخش مي باشد .
۲-۲- بودجه اختصاصي براي خريد منابع بين گروههاي آموزشي بصورت زیر در نظر گرفته خواهد شد .
 - طبق صورتجلسه شوراي سياستگزاري كتابخانه ، براساس نظرات اعضاء شورا به گروههايي كه داراي تحصيلات تكميلي ميباشند بودجه بيشتري تعلق مي گيرد .
 - طبق صورتجلسه شوراي سياستگزاري كتابخانه ، بر اساس آمار استفاده از منابع خريداري شده در سال گذشته، گروه آموزشي كه استفاده كمتري از منابع داشته باشند، از بودجه کمتری برخوردارخواهد شد.
 - طبق صورتجلسه شوراي سياستگزاري كتابخانه ، هر گروه آموزشی که شاخه های تخصصی تحت پوشش آن بیشتر باشد از بودجه بیشتری برخوردار خواهد شد.